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            浙江省流動人員人事檔案工作服務規范
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            第一章總則

              第一條為完善和統一我省各級人才交流服務機構流動人員人事檔案工作服務規范和基礎標準,進一步健全流動人員人事檔案公共管理服務體系,制定本規范。

              第二條本規范制定的主要依據是《中華人民共和國檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》(人發〔1996118號)、《關于轉發中組部<關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知>的通知》(浙組〔201229號)和《浙江省人事代理暫行辦法》(浙人才〔1996194號)。

              第三條本規范適用范圍包括全省縣(市、區)級及以上人才交流服務機構。

              第二章流動人員人事檔案管理工作

              第四條 流動人員人事檔案管理范圍

              (一)國有、集體企事業單位,混合所有制企業,私營企業,外商投資企業,民辦科研機構、社會公益事業組織以及其他無主管部門單位的在職人員。

              (二)律師、會計、審計、公證等社會中介機構,各社會團體的在職人員。

              (三)自主創業和暫未落實工作單位的大中專畢業生。

              (四)出國(境)留學人員。

              (五)辭職或者被辭退的機關工作人員。

              (六)與用人單位終止或者解除勞動關系的人員。

              (七)各級人才交流機構認可的其他人員。

              第五條流動人員人事檔案接收

            (一)開具《調檔函》

              委托存檔人員可到其戶籍所在地或單位所在地的人力社保部門所屬的人才交流服務機構,以個人或單位名義申請開具《調檔函》,并提供如下相關材料:

                1.個人委托存檔:身份證原件,辭職、辭退或解除(終止)勞動合同(聘用合同)證明原件或復印件。

              2.單位委托存檔:單位介紹信、勞動合同(聘用合同)或錄用證明。

              (二)接收、審核檔案材料

                1.送達方式:專人送達、機要送達;嚴禁本人自帶檔案。

              2.接收、審核:收檔人員須確認檔案袋及檔案封條完好無損,封條上加蓋原存檔單位公章。對檔案進行認真細致的拆封核對,確保檔案材料真實可靠、完整齊全(參照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》)。若發現檔案缺少必備材料,應由經辦人在《補充檔案材料通知單》上簽字(一式2份,一份用于存檔),驗收無誤后填寫《人事檔案材料轉遞回執》并加蓋公章,寄回原存檔單位。對不符合要求的檔案,予以退回。

              (三)錄入信息系統

              工作人員應及時將檔案信息登記、輸入統一的信息管理系統,建立電子信息檔案。

              第六條流動人員人事檔案材料收集

            (一)收集內容。流動人員人事檔案材料收集的內容,以中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔200912號)的收集內容為準。

              (二)收集要求。定期收集新形成的材料,及時充實檔案內容。對長期未補充材料的檔案,建立登記制度,主動與存檔人員或其所在單位聯系,督促其補充材料。

              (三)材料要求:

                1.歸檔材料應為辦理完畢的正式材料。材料內容應完整齊全、規范真實、文字清楚、對象明確,并有承辦單位或個人署名及形成材料的日期。歸檔材料規定由單位審查蓋章的,應有單位蓋章。

              2.歸檔材料應采用國際標準A4紙型(297×210mm)。材料左邊應留有25mm的裝訂邊。

                3.歸檔材料的文字應是鉛印、膠印、油印、打印或用藍黑墨水、墨汁書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。

                4.歸檔材料應為原件。特殊情況存入復印件的,應由原件保管單位注明并加蓋公章。一般不得用復印件代替原件存檔。

              (四)歸檔要求。材料形成后,及時送交檔案管理部門歸檔。轉遞過程中應嚴密包封并加蓋密封章。

              第七條流動人員人事檔案材料整理

            (一)整理要求。對檔案材料認真鑒別,做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊,使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。

              (二)材料分類:

            第一類:履歷材料;

                第二類:自傳材料;

                第三類:鑒定、考察、考核材料;

                第四類:學歷、學位、評(聘)專業技術職稱(職務)、個人科研學術水平、培訓等材料,分四小類排列;

                第五類:政審材料;

                第六類:加入黨、團組織和民主黨派材料;

                第七類:表彰獎勵材料;

                第八類:處分材料;

                第九類:工資、福利待遇、錄(聘)用、調動、任免、轉業、退(離)休、辭職辭退、勞動合同(聘用合同)、解除(終止)勞動合同(聘用合同)證明、出國(境)、各種會議代表材料, 分四小類排列;

                第十類:其他可供參考有保存價值的材料。

             ?。ㄈ┎牧暇幠?。根據材料形成的時間或材料內容的主次關系進行排序。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式,編寫詳細的檔案材料目錄。

            (四)復制與加工。材料載體變質、字跡退色不清或破損時,應采用修復、打印、抄寫、復印、裱糊等方法進行搶救。復制材料應核對無誤,并注明復制單位和日期。

                (五)材料裝訂。裝訂前應將材料上的大頭針、訂書釘等金屬物拆除,再理齊全卷材料,在材料左側豎直打上裝訂孔,裝訂成卷。

              第八條流動人員人事檔案材料利用

             ?。ㄒ唬┏鼍吒黝愖C明。存檔人員持單位介紹信、有效身份證件,到人才交流服務機構出具以檔案材料為事實依據的相關證明。

              1.公證證明。出具學歷、履歷、無刑事犯罪記錄、出生、親屬關系、考試成績等公證證明。

              2.工齡證明。按國家有關規定,出具相關工齡證明。

              3.考研介紹信。

              4.近期表現證明。

              5.流動人員人事檔案代管證明。

              6.無固定工作證明。

              7.其他各類與檔案相關的證明。

             ?。ǘ┺k理《商調函》和《商調人員登記表》。

              1.出具《商調函》。存檔人員持單位同意調出證明、有效身份證件,人才交流服務機構簽署同意調出意見并蓋章。

              2.出具《商調人員登記表》。存檔人員持工作單位簽署同意調出意見的《商調人員登記表》及單位介紹信、有效身份證件,人才交流服務機構簽署同意調出意見并蓋章。

              第九條流動人員人事檔案和檔案材料轉遞

              辦理調檔手續時,本人或存檔單位須提供以下相關材料:

            (一)本人身份證,人事代理單位同意調出的介紹信,辭職、解除(終止)勞動合同(聘用合同)證明。

               (二)跨地區調轉的由調入市、縣(市、區)及以上人才交流服務機構出具調檔函;考取公務員、事業單位或被國有企業單位錄(聘)用的,由錄取機關、事業單位、國有企業單位開具調檔函;考取研究生調檔的,由錄取學校出具調檔函或憑研究生錄取通知書轉檔;應征入伍的,提交入伍通知書或武裝部門出具的調檔函;非國有單位應由委托管理其人事檔案的人才交流服務機構出具調檔函。

              轉出檔案時, 存檔單位應做到:

              (一)轉出的檔案應完整齊全,全部材料一次性轉出。

              (二)開具調檔函的單位應是人力社保部門所屬的人才交流服務機構、黨政機關或縣及以上有黨委設置的國有企(事)業單位。其它非國有控股企業開具的調檔函不予調轉。

              (三)檔案轉出前,需按國家規定的收費標準結清存檔及相關費用,并把黨組織關系和戶籍遷出。原則上戶籍與檔案應同時轉出。

              (四)辦理檔案轉遞時,應出具《人事檔案轉遞通知單》、《人事關系轉移介紹信》,隨同檔案一并轉出。

              (五)流動人員人事檔案調轉應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。

              (六)檔案轉出后,應及時整理《人事檔案材料轉遞回執》和機要單,更新信息管理系統,并定期核查。

            第三章畢業生檔案管理和就業服務工作

              第十條畢業生檔案須有下列材料:

              1.高中學籍檔案(高、中等學校招生報名登記表、志愿表等);

            2.學生登記表;

            3.學年鑒定材料;

            4.入黨、入團材料;

            5.獎懲材料;

            6.實習、社會實踐材料;

            7.學生體檢表;

            8.畢業生成績單;

            9.畢業論文評審情況表;

              10.授予學位審批表;

              11.畢業生登記表;

              12.普通高、中等學校畢業生就業通知書。

              其中第1、2、3、8、11、12項材料為普通高、中等學校畢業生檔案必須具備的材料。

              第十一條 畢業生報到

             ?。ㄒ唬┮丫蜆I的畢業生:與用人單位簽訂就業協議書,經人才交流服務機構鑒定,待檔案到達后,持報到證、用人單位勞動合同(聘用合同)到畢業生就業主管部門辦理報到手續。

             ?。ǘ┥形淳蜆I的畢業生:待檔案到達后,持報到證到原籍地人才交流服務機構辦理報到手續。

              第十二條 畢業生就業調整

             ?。ㄒ唬┰丫蜆I的畢業生:與用人單位解除就業協議需辦理改派的,兩年內可持《畢業生就業調整表》一式3份,先后由原用人單位及其人事主管部門和現用人單位及其人事主管部門確認蓋章,再持報到證、《畢業生就業調整表》到畢業生就業指導工作部門開具新的報到證。

             ?。ǘ┊斈晡淳蜆I的畢業生:人事檔案調回生源地且現已在生源地外找到接收單位的,可持《畢業生就業調整表》一式3份,先后由生源地人才交流服務機構和現接收單位及其人事主管部門確認蓋章,再持報到證、《畢業生就業調整表》到畢業生就業指導工作部門開具新的報到證。

            第四章流動人員人事檔案保管

            第十三條流動人員人事檔案安全保密

            (一)建立堅固的專用檔案庫房,配備鐵質檔案柜。

             ?。ǘn案庫房、查閱室和檔案人員辦公室應三室分開,不得在庫房內閱檔或辦公。

             ?。ㄈ渲孟鄳挠嬎銠C管理、檔案整理裝訂、安全防護等設備。

             ?。ㄋ模┙洺z查紅外線防盜報警裝置、空調、除濕機、自動滅火器、溫濕度計、防腐劑等設施和安全措施,達到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀等“六防”要求。

             ?。ㄎ澹n案庫房實行專人負責。專職檔案管理員應經常檢查檔案的保管和保護情況。

             ?。旆績葒澜鼰?。庫房和檔案柜應保持清潔,不準堆放雜物。

             ?。ㄆ撸﹪栏褡袷攸h和國家的保密制度,不準向無關人員談論檔案內容,不準用電話索問或提供代理人員的全面情況和涉及政治歷史或其它重要問題的檔案材料。

             ?。ò耍┎粶蕯y帶人事檔案材料進入公共場所,個人不得私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的,視情節輕重,予以嚴肅處理,直至追究法律責任。

              第十四條流動人員人事檔案庫房管理人員職責

             ?。ㄒ唬﹪栏褡袷貦n案的安全保密要求,禁止除庫房管理人員以外的其他無關人員進入檔案庫房;工作人員離開工作崗位時,一律不得將檔案留置在桌面上,應將檔案交由庫房管理員保管。

             ?。ǘn案進出庫房應予以登記,由庫房管理員親自提取和存放檔案,并須每日核對。

             ?。ㄈ┴撠熥龊妹堪肽暌淮螜n案庫房的檔案核對工作。

             ?。ㄋ模┴撠煓n案庫房整潔工作,認真做好 “六防”工作及每日溫濕度登記,下班前必須巡視庫房,檢查電源是否切斷,門窗是否關好,并及時報告異常情況。

             ?。ㄎ澹┮驇旆抗芾砣藛T瀆職發生問題,造成嚴重后果的,應嚴肅處理。

             ?。┤藛T配備參考《關于轉發中共中央組織部<關于印發<干部人事檔案工作目標管理檢查驗收細則>的通知>的通知》(浙組〔199816)執行。

              第十五條  流動人員人事檔案材料鑒別歸檔

             ?。ㄒ唬┎牧辖邮杖藛T應初步對送交材料予以鑒別,對歸入檔案的材料應審核其是否完整、內容是否真實、手續是否齊全。根據材料的內容和用途判定其保存價值,確定是否屬于檔案內容。對通過初檢接收的材料應做好登記工作。

              (二)檔案保管員應根據人事檔案管理有關文件規定,對收集的檔案材料再進行認真仔細的鑒別審核。

              (三)對不屬于歸檔的材料應及時轉往有關部門,應退還本人的及時退還本人。

              (四)對手續不完備或不規范的材料,應及時退回材料形成部門補辦手續,原則上要求15個工作日內寄回。

              (五)經鑒別確需銷毀的材料,進行詳細登記并報檔案管理負責人批準后,按規定流程銷毀。

              (六)鑒別登記后的流動人員人事檔案材料應及時裝入檔案袋內,每兩年裝訂入卷歸檔一次。

            第十六條 流動人員人事檔案查(借)閱

              (一)查(借)閱范圍

                1.公安、檢察、法院、紀律檢查、監察、國家安全等國家機關因偵查、審理等需要查(借)閱有關人員的檔案。

                2.用人單位因工作需要查(借)閱本單位員工的檔案。

              3.國家機關、事業單位招考錄用審查需查(借)閱的檔案。

              (二)查(借)閱要求

                1.查(借)閱單位應派專人兩名以上(中共黨員)持單位介紹信及身份證件查閱。任何人不得查閱本人及其親屬的人事檔案。

                2.查閱檔案應在閱檔室或指定的地方查閱。

                3.查(借)閱者不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,對檔案內容應嚴格保密,保障個人隱私不受侵犯。不準從中抽走檔案材料,不準交無關人員和存檔人員本人翻閱,不得泄露或擅自向外公布檔案內容,違反者應視情節輕重,予以批評教育直至追究法律責任。

              4.查(借)閱檔案時應愛護檔案,注意保持檔案整潔,保證絕對安全。嚴禁在閱檔時飲食、吸煙,損壞檔案。

                5.需要摘錄檔案內容的,應征得檔案管理部門同意。對摘錄部分,由檔案管理人員與原件核對無誤后,寫明出處及日期,并加蓋公章。

                6.不得擅自復制、拍攝檔案內容。確因工作需要從檔案中取證的,應說明理由,經檔案管理部門審核同意后,方可復制。復制的材料由檔案管理部門注明出處和日期,并加蓋公章。

              (三)查(借)閱程序

                1.查(借)閱者應持單位介紹信和有效身份證件。

              2.檔案管理人員應嚴格審核查(借)閱人提供的有效證件,按規定提供相應的檔案材料,并做好查(借)閱備案。

                3.查(借)閱結束后,檔案管理人員應及時將被查(借)閱檔案入庫。

                4.人事檔案原則上不外借,若遇辦理預備黨員轉正需借閱黨員材料的,須提供由黨組織蓋章的《借用黨員材料介紹信》,借用時間一般不超過一個月,用后應及時歸還。

              第十七條流動人員人事檔案檢查核對

              (一)檔案工作人員在流動人員人事檔案的接收、轉出、借閱及日常工作中,應認真檢查經常核對,發現差錯,及時登記處理。

              (二)每月月底前要檢查核對一次借出檔案材料歸還情況,逾期不還者,應及時催要。

              (三)對寄出的檔案,逾期一個月未收到回執的,應寫信或打電話催問,以防丟失。

              (四)每半年應全面檢查核對一次存檔人員人事檔案管理情況,做到檔案名冊與檔案實物一致、檔案實物與電子信息檔案內容一致。

              (五)每月按調檔函檢查核對檔案轉移情況,對未轉入檔案的需及時催要,對應轉出的檔案應及時轉出。

              (六)檔案轉出前應認真核對,確保人檔一致,防止錯寄、漏寄。

            第五章檔案管理窗口服務人員工作規范

              第十八條 服務語言

              (一)接待服務對象時,應使用“您好”、“請”、“對不起”、“謝謝”、“再見”十字文明用語。

              (二)辦理相關手續時,應對服務對象使用“請稍候,我馬上給您辦”、“對不起,您還缺少××材料”、“對不起,根據××規定,您的××不能辦理,請原諒”、“我這里辦好后,下一個是××窗口”、“這些辦好后,接下去要辦××”、“您慢走,再見”等文明用語。

            (三)禁止使用傷害感情、激化矛盾、損害形象的語言。

                第十九條 服務態度

               (一)主動用打招呼等方式接待服務對象,保持微笑服務。

               (二)接聽電話時,應首先說“您好”;接待時做到“三聲”,即:來有迎聲、問有答聲、走有送聲。

               (三)服務對象來咨詢問題時,應主動熱情、耐心周到、百問不厭、百查不煩、解釋全面,不得冷落、刁難、訓斥和歧視。

            (四)服務對象提出意見、建議和批評時,應耐心聽取,不予爭辯,做到有則改之、無則加勉。

             ?。ㄎ澹┓諏ο蟪霈F誤解、出言不遜時,應做好政策的宣傳和解釋工作,禁止與其爭吵,不得與其爭辯,及時向窗口負責人報告,予以解決,重大問題及時報告分管領導。

              第二十條服務儀表

             ?。ㄒ唬﹥x表舉止應文明、自然。著裝應端莊、大方,不得留怪發、著異裝,站、坐的姿勢應端正。

             ?。ǘ┎辉诖翱诠ぷ鲄^內接待與工作無關人員。

             ?。ㄈ┓张_面、辦公桌面、地面、辦公設備等保持清潔,辦公用品、文件資料擺放整齊。

              第二十一條服務質量

             ?。ㄒ唬┍仨氁淮涡愿嬷諏ο笃渖贽k事項所需的全部資料,并主動介紹下一步應如何辦理。

             ?。ǘ鴮懙穆撓岛?、批件等,應表述完整、字跡清楚、準確無誤。

             ?。ㄈ┍M可能縮短辦理時限,提前辦結事項,提高辦事效率,方便代理單位和代理人員。

             ?。ㄋ模┍M最大努力幫助代理人員解決實際問題,能辦的一定辦,不能辦應說明理由,并做好政策的解釋工作。

              附: 流動人員人事檔案管理各類表格規范樣式

               1.人事檔案調檔函

               2.人才流動商調函

               3.流動人員人事檔案材料轉遞單

               4.人事關系轉移介紹信

               5.流動人員人事檔案代管證明

               6.畢業生就業調整表

               7.解除畢業生就業協議證明

               8.解除(或終止)勞動合同(聘用合同)證明

               9.借用黨員材料介紹信

               10.考研介紹信

               11.人才交流服務機構證明

               12.商調人員登記表

               13.無固定工作證明

               14.公證證明

            主題詞:
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